1. Inleiding
In deze privacyverklaring lichten wij de belangrijkste verwerkingen van persoonsgegevens door HKV Ochten toe. We gebruiken hierbij onder andere de volgende termen:

Persoonsgegevens: Persoonlijk herleidbare gegevens, deze zeggen direct of indirect iets over u als persoon; bijvoorbeeld uw naam, adres of e-mailadres.

Verwerkingsverantwoordelijke: De ‘eigenaar’ van bepaalde persoonsgegevens. Afhankelijk van de aard van de gegevens kan dit HKV Ochten zelf zijn, maar dit kan ook een derde partij zijn, zoals een leverancier van HKV Ochten.

Verwerker (of subverwerker): De partij die de gegevens daadwerkelijk verwerkt. Dit kan HKV Ochten zijn (als groothandel), alsook een derde partij, die op zijn of haar beurt weer gegevens van HKV Ochten (of haar klanten) (sub)verwerkt.

Verwerken: Alles wat er met uw persoonsgegevens kan worden gedaan. Zoals het verzamelen, opslaan, gebruiken en verwijderen van uw persoonsgegevens uit onze administratie.


2. Verschillende vormen van verwerking
HKV kan op verschillende manier betrokken zijn bij de verwerking van (uw) persoonsgegevens.

a. Ten eerste verwerkt HKV Ochten de persoonsgegevens van:
• haar directe en indirecte, bestaande of potentiële relaties;
• haar eigen werknemers.

Deze verwerking is voor HKV Ochten noodzakelijk om:
• haar klanten van dienst te kunnen zijn en te kunnen factureren;
• relatiebeheer;
• haar personeel uit te kunnen betalen;
• orders te kunnen plaatsen bij haar leveranciers;
• voor promotie- of marketingdoeleinden;
• een wettelijke verplichting om bepaalde gegevens bij te houden.
In al deze gevallen is HKV Ochten (eind)verantwoordelijk voor de bescherming van deze persoonsgegevens.

b. Daarnaast kan HKV Ochten persoonsgegevens verwerken voor derden.
Dit doen wij als groothandel. HKV Ochten is dan de Verwerker van die persoonsgegevens. Omdat HKV Ochten in dat geval niet (eind)verantwoordelijk is voor de bescherming van de persoonsgegevens, maakt HKV Ochten afspraken met de verwerkingsverantwoordelijke in een verwerkersovereenkomst. Hierin wordt vastgelegd welke gegevens HKV Ochten verwerkt en op welke wijze zij de gegevens zal beschermen voor die verwerkingsverantwoordelijke.


3. Wat voor gegevens verwerkt HKV Ochten en op welke manier
Wat voor gegevens HKV Ochten verwerkt, is afhankelijk van haar rol (Het is per situatie afhankelijk welke gegevens HKV Ochten verwerkt). Zoals in punt 2 aangegeven is er verschil tussen de situatie waarin HKV Ochten zelf verantwoordelijk is en de situatie waarin een derde (bijvoorbeeld klant of leverancier) verantwoordelijk is.
HKV Ochten verwerkt alleen persoonsgegevens die zij daadwerkelijk nodig heeft (zie punt 2a). Deze persoonsgegevens worden zorgvuldig bewaard. Persoonsgegevens worden niet langer dan noodzakelijk is bewaard en enkel verwerkt voor het vastgestelde doel.

Hierbij gelden als uitgangspunt dat alle medewerkers van HKV Ochten een geheimhoudingsplicht hebben.

Soms schakelt HKV Ochten derden in om persoonsgegevens te verwerken. Met deze derden sluit HKV Ochten altijd een verwerkersovereenkomst om ervoor te zorgen dat de gegevens bij die derde partij net zo veilig zijn als bij HKV Ochten. HKV Ochten blijft in dat geval verantwoordelijk.

HKV Ochten verkoopt persoonsgegevens nooit door aan derden.

4. Verwerkt HKV Ochten ook bijzondere persoonsgegevens?
Bijzondere persoonsgegevens zijn gevoelige gegevens; bijvoorbeeld over gezondheid, religie, strafrechtelijk verleden of geboorteland.

HKV Ochten verwerkt als Verwerkingsverantwoordelijke geen bijzondere persoonsgegevens.

5. Kan ik zien welke persoonsgegevens HKV Ochten van mij verwerkt?
Als HKV Ochten de Verwerkingsverantwoordelijke is van uw persoonsgegevens, kan HKV Ochten op uw verzoek, inzicht geven in de persoonsgegevens die HKV Ochten verwerkt. Vindt u dat uw persoonsgegevens onjuist of onvolledig zijn verwerkt of vindt u het niet nodig dat zij zijn verwerkt? Dan kunt u een verzoek tot wijziging, aanvulling of verwijdering indienen bij HKV Ochten. HKV Ochten geeft in beginsel aan dit verzoek gehoor tenzij de dienstverlening van HKV Ochten aan u, of enige wettelijke verplichting, maakt dat dit niet mogelijk is. Uiteraard licht HKV Ochten dit in dat geval toe.

6. Het gebruik van cookies
HKV Ochten maakt gebruik van:
• JavaScripts; deze zorgen ervoor dat uw browser informatie kan verzamelen. Deze informatie wordt vervolgens omgezet in;
• Cookies; dit zijn kleine bestandjes met informatie over (o.a.) uw surfgedrag. Deze cookies worden door uw browser op uw computer geplaatst en worden niet bij HKV Ochten opgeslagen. Cookies zijn uniek per bezoeker en kunnen alleen worden gelezen door een server in het domein dat de cookie naar uw computer heeft verzonden.

Deze technieken hebben tot doel om het surfen op de website van HKV Ochten makkelijker te maken en ervoor te zorgen dat u niet telkens dezelfde informatie hoeft in te voeren of ontvangt van de website. Verder kunnen wij op deze wijze meten hoe onze site wordt gebruikt en hoe deze nog verder kan worden verbeterd. U kunt kiezen of u cookies wel of niet accepteert. Dit kunt u in uw browser instellen. Als u er voor kiest cookies niet te accepteren, kunt u mogelijk niet volledig gebruikmaken van onze website of andere websites die u bezoekt. Cookies kunt u via uw browser van uw computer verwijderen.

Er zijn 2 soorten cookies:
• Functionele cookies: deze cookies zorgen ervoor dat onze website correct functioneert.
• Analytics: HKV Ochten verzamelt statistieken van de gebruikers van onze websites. Deze informatie gebruiken wij om onze website blijvend te verbeteren.

7. Verstrekking aan derden
De door HKV Ochten verwerkte persoonsgegevens worden niet verstrekt aan derden tenzij dit noodzakelijk is om een betreffende overeenkomst uit te voeren, een bepaalde dienst te verlenen of wanneer de wet dat vereist.

8. Links naar andere websites
Onze webpagina’s kunnen links bevatten naar andere websites. HKV Ochten is niet verantwoordelijk voor het privacy- en cookie-beleid van deze websites.

9. Waar kan ik terecht met een vraag of klacht?
Voor vragen of klachten over de verwerking van persoonsgegevens door HKV Ochten, kunt u terecht bij de privacy functionaris van HKV Ochten:
Telefoonnummer: 0344 - 22 76 00
E-mail: info@hkvochten.nl

10. Kan HKV deze privacy- en cookie-verklaring wijzigen?
Ja, de HKV Ochten privacy- en cookie-verklaring kan wijzigen. De meest actuele versie kunt u terugvinden op onze website.